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What makes teams effective?
by Zhijun Chen, lecturer at UWA University
Teams have more cognitive and emotional
resources than individuals. When team members coordinate and
collaborate, they generate better ideas, achieve more objectives, and provide
greater services. However,
in reality we'll also see many dysfunctional teams. So the question
becomes, how can we really benefit from using teams? And this is a
topic of this session.
First,
let's suppose you are attending a friends birthday party. There are
around 200 people in the room. Suddenly, a fire breaks out. What would you
do?
Most
of us would try to run away.
Unfortunately,
there's only one exit available.
If
everyone rushes for the exit together, it's going to block up.
By
having everyone move fast, the whole group ends up moving slower.
This
figure provides a graphic illustration. The green line shows that the leaving time
for 200
people drops initially as the average velocity increases. Yet, it starts
to increases as the average velocity further increases. During this
time, the
flow of people getting out of the room starts to decrease. Eventually, the
number of injured people begins to rise.
So,
the conclusion is, the fastest way for everybody to get out of the room is to
move slowly. In
some ways this is quite counterintuitive, right?
But
we find many similar examples in the real world. For instance,
on the roads, our failure to coordinate our objectives and behaviors
results in traffic jams.
However,
if we take a look at nature, we see many successful examples where
a swarming crowd looks like one large entity.
Think
of a flock of birds, or a huge school of salmon, moving in harmony.
Sometimes
the crowd can be made up of millions of individuals. Psychologists
call these kind of group a smart swarm. What's the secret of a smart swarm? Recent research
suggests that these animals conduct adaptive assimilation. That is, they
try to adapt their own behavior based on the actions displayed by others
close to them.
While
the whole crowd sometimes becomes leaderless, they act like
one cohesive entity. During
this process, they make best use of resources individual members provide. Can humans do
this, and do it effectively? Well, for people, smart swarm behavior can
be reduced down to three principles. I call them coordination, communication
and copy. Coordination
means, we
put collective interest first, rather than personal benefits. It means, we
develop a task structure. A schedule and a workflow to achieve our
collective objectives by
realising that we are interdependent on each other. We also
negotiate and constantly communicate with each other to figure out
what we need to pay attention to. Finally, we try to learn from others and
copy their success. During
this process, norms, climates, and even cultures begin to emerge. The group
stabilises around optimum patterns of behavior, and these
patterns become part of the collective memory. In the
workplace this is a process that brings about effective teamwork.
While
it's easy to say, it's never easy to implement a smart swarm. One of the
biggest challenges is people in teams often have conflicts. We will talk about that in the next
session.
TRADUZIONE
COSA RENDE LE SQUADRE EFFICIENTI ?
del
dott. Zhijun Chen, insegnante alla UWA University
Le squadre hanno più risorse
cognitive ed emotive dei singoli individui. Quando i membri di una squadra
coordinano e collaborano, generano idee migliori, raggiungono più obiettivi ed
offrono servizi migliori. Comunque, nella realtà, si vedono spesso squadre che
non funzionano. La domanda che sorge è : Come possiamo ottenere dei benefici
dalle squadre ?
Per prima cosa, supponiamo che tu
sia ad una festa di compleanno di un tuo amico in cui ci sono 200 persone in
una stanza. Improvvisamente scoppia un incendio. Cosa fai ?
Molti di noi cercherebbero di
scappare, ovviamente. Sfortunatamente c’è solo un’uscita disponibile. Se tutti
si dirigono verso l’uscita, ci sarà un blocco. Se ognuno si muove velocemente,
tutto il gruppo finirà per muoversi più lentamente.
Il modo più veloce per uscire
dalla stanza è di muoversi lentamente. In un certo modo è quasi
contro-intuitivo, no ?
Ma troviamo altri esempi simili
nel mondo reale. Per esempio, per strada, quando sbagliamo nel coordinare i
nostri obiettivi ed il nostro comportamento negli ingorghi stradali.
Ad ogni modo, se diamo
un’occhiata al mondo della natura, troviamo molti esempi che calzano a pennello
dove uno sciame brulicante sembra una grande identità. Pensa ad uno stormo di
uccelli o ad un gruppo di salmoni che si muovono in armonia.
A volte una folla può essere
fatta di milioni di individui. Gli psicologi chiamano questo genere di gruppo
uno ‘Sciame intelligente’.
Qual è il suo segreto ?
Recenti ricerche suggeriscono che
questi animali conducano ad un’assimilazione di adattamento, cioè cercano di
adattare il loro comportamento alle azioni svolte dai loro vicini. Se a volte
l’intera folla si trova senza un capo, agisce come un’entità coesa. Durante tale
processo, fa uso delle risorse che gli individui offrono nel migliore dei modi.
Gli esseri umani possono fare lo
stesso ed in modo efficiente ?
Per le persone, il comportamento
dello sciame intelligente si può ridurre a tre principi :
1.
coordinazione
2.
comunicazione
3.
copia
La coordinazione significa che mettiamo in primo piano
l’interesse del gruppo al posto degli interessi personali. Significa che
sviluppiamo una struttura di compito : un programma ed un flusso di lavoro per raggiungere gli
obiettivi comuni rendendosi conto che dipendiamo l’uno dall’altro.
La comunicazione comporta una negoziazione ed una
comunicazione continua con gli altri per capire a cosa dobbiamo prestar
attenzione.
La copia significa che cerchiamo di imparare dagli altri e
copiamo il loro successo.
Durante questo processo, le norme, il clima e persino le
culture iniziano ad emergere. Il gruppo si plasma su un ottimo modello di
comportamento e questi modelli diventano parte della memoria collettiva.
Nell’ambiente di lavoro, questo è un processo che crea un lavoro di squadra
efficiente.
Se da un a parte è facile a dirsi, non lo è altrettanto a
farsi. Una sfida tra le più grandi è che la gente spesso litiga all’interno dei
gruppi. Ne parleremo nel prossimo paragrafo.
Tutti abbiamo esperienza di gruppi efficienti e non.
Come creare un ambiente di lavoro per squadre che sia produttivo,
efficiente e dove tutti lavorino in sinergia con gli altri ?
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